Vacature: Office Manager

Altijd een vriendelijk gezicht of stem voor zowel de klant als collega’s, dat ben jij. Een heerlijk kopje koffie en een kantoor dat er zo goed uitziet dat eigenlijk niemand naar huis wil. Jij zorgt ervoor dat alles op kantoor op rolletjes loopt en ook maak jij de meest strakke notulen die wij in tijden hebben gezien. Herken jij jezelf hierin? Dan ben jij onze nieuwe office manager.

De rol

  • Regelende, administratieve en ondersteunende taken: organiseren en regelen worden ook wel jouw tweede en derde naam genoemd. Het reilen en zeilen op kantoor neem jij voor je rekening. Denk hierbij aan het coördineren van algemene kantoorzaken zoals telefoon, post, e-mails, ontvangst van klanten en het beheren van voorraden. Daarnaast ben je bezig met het plannen, agenderen en coördineren van afspraken en alles wat daarbij komt kijken.
  • Notuleren: je bent de onmisbare schakel voor onze Kredietcommissie. Dit houdt in dat: zorg draagt voor de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten van de Kredietcommissie en het Management Team. Je notuleert bij vergaderingen, bewaakt termijnen, zorgt dat de agenda op orde is, maakt de verslagen en bewaakt de procedurele uitvoeringen van de besluiten. Veel dichter bij de kern van waar het Nationaal Groenfonds mee bezig is kom je niet.
  • Huisvesting en facilities: jij bent contactpersoon voor onze leveranciers, hebt afstemming met onze verhuurder en zorgt dat het kantoor op orde is zodat de medewerkers efficiënt kunnen werken. Hierbij let jij uiteraard op de kosten en voer jij verbeteringen door als je deze ziet.
  • Procesverbetering en ondersteuning: je gaat aan de slag met het verder optimaliseren van processen zodat de managers hun werk goed kunnen doen. Is dit iets waar jij heel blij van wordt en goed in bent, dan vinden wij het heel fijn als je hier op den duur ook een meer leidende rol in kan pakken.

Wie ben jij?

  • Om jouw servicegerichtheid kunnen we niet heen. Jij haalt echt energie uit het ontzorgen van onze klanten en collega’s. Door jouw manier van communiceren krijg je ook gewoon veel voor elkaar en lopen leveranciers met je weg. En daarbij zal jouw antwoord echt niet altijd ja zijn. Jij weet heel goed wat je wil. Daarnaast zorg jij voor die fijne sfeer op kantoor.
  • Om die reden ben jij niet nieuw in deze rol en breng je minimaal 3-5 jaar ervaring mee in een soortgelijke rol en is het helemaal fijn als je ervaring hebt met projectmanagementondersteuning. Je bent 32 uur per week beschikbaar. Ervaring bij een financiële instelling is een pre.
  • Snel schakelen is waar jij van houdt en daarbij hoeft niet eens gevraagd te worden of je iets wil doen, jij hebt het al gezien. Deadlines en wat druk, dat maakt eigenlijk alleen maar dat jij met nog meer plezier aan het werk gaat. Daarbij verlies je de details niet uit het oog en houd je iedereen op de hoogte. En oplossingen heb jij altijd paraat.
  • Je kent Microsoft 365 op je duimpje en weet ons hier nog wat in te leren. Zo nodig zal je deze ook optimaliseren.
  • Het werken als office manager kent voor jou nog maar weinig geheimen en je kan daarom ook snel zelfstandig aan de slag. Je weet jezelf daarnaast in woord en geschrift goed uit te drukken in zowel Nederlands als Engels.

Wat bieden wij?

Wij vertrouwen erop dat jij uitblinkt als office manager daarom mag je (op basis van een 40-urige werkweek) vanuit ons rekenen op:

  • Bruto jaarsalaris tussen € 38.164,23 en € 54.520,32 inclusief 8,33% vakantiegeld gebaseerd op jouw kennis en ervaring. Hier bovenop komt nog 12,5% individueel keuzebudget wat je in kunt zetten voor verlofdagen of op ieder gewenst moment kan laten uitkeren.
  • 25 vakantiedagen, een NS-business card, een fietsregeling en/of vergoeding woon-werkverkeer (€0,23 per kilometer). Verder een pensioenregeling waarvan wij een leeftijdsafhankelijke bijdrage (vanaf 8%) leveren en een budget om je verder te ontwikkelen.
  • Een mooi kantoor in hartje Amersfoort (10 minuten lopen vanaf station CS) met flexplekken, waardoor je iedereen in no time leert kennen. We hebben af en toe spontane borrels, teambuildingactiviteiten en gezamenlijke maatschappelijke activiteiten. Daarnaast wordt er vaak gezamenlijk geluncht (en mocht je het je afvragen: sommige collega’s eten óók af en toe een broodje kroket ;).
  • Wij hechten waarde aan een goede work-life balance en bieden de mogelijkheid voor hybride werken en flexibele uren, uiteraard in overleg. Je krijgt een thuiswerkvergoeding en alle spullen zodat jij je werk ook vanaf huis goed kan uitvoeren.

Over het Nationaal Groenfonds

Het Nederland van morgen heeft groene doeners nodig om ecologie en economie te verbinden. Iedereen met een vernieuwend plan daarvoor moet toegang hebben tot geld. Wij regelen dat. Samen. Voor het Nationaal Groenfonds zijn klimaat, water, lucht, biodiversiteit, bodem en landschap thema’s waar we ons dagelijks voor inzetten. Daarom financieren wij innoverende projecten in de landbouw, circulaire economie en de energietransitie die een positieve bijdrage leveren en soms zelfs het verschil maken voor een duurzame toekomst. Benieuwd naar de projecten? Kijk maar eens op nationaalgroenfonds.nl/projecten.

Werken bij het Groenfonds betekent werken in een team van bijna 50 professionals. Met bevlogen collega’s krijgen we veel voor elkaar. Iedereen heeft zijn eigen specialisatie, taken en verantwoordelijkheden, waarbij samenwerking belangrijk is. Goede ideeën kunnen van iedereen komen. De cultuur is open en informeel en tegelijkertijd professioneel en ondernemend.

Jouw nieuwe werkplek?

Iets voor jou? Reageer direct!

Solliciteer vandaag nog door je CV en korte motivatie te sturen via ons sollicitatieformulier. In deze motivatie lezen we in ieder geval graag hoe je bij ons bent uitgekomenen waarom jij & het Nationaal Groenfonds een mooie match zijn (wat spreekt je het meeste aan in zowel de rol als het Nationaal Groenfonds en waarom is het een mooie stap voor jou). Wil je graag meer inhoudelijke informatie over deze vacature? Dat kan natuurlijk, manager bedrijfsvoering Rose vertelt je er graag meer over. Haar mobiele nummer is 06 43 75 32 36.

Na je sollicitatie ontvang je van ons een bevestiging. Zien wij een match? Daan neemt onze recruitment-collega Ilona contact met je op om kennis te maken en het eerste gesprek in te plannen. Iedereen enthousiast? Dan volgt een tweede gesprek. Na deze gesprekken (en nog steeds wederzijds enthousiasme) doe je een capaciteitenassessment en volgt een pre-employment screening.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Contact

Neem contact op met de afdelingsmanager.

Het Nederland van morgen heeft groene doeners nodig om ecologie en economie te verbinden. Iedereen met een vernieuwend plan daarvoor moet toegang hebben tot geld. Wij regelen dat. Samen.